9月17日下午，学校外事管理系统启用暨业务操作培训会在千佛山校区文化楼四层会议厅顺利召开。党委组织部、人力资源处等相关职能部门负责同志，各学院（部）、群团组织、附属单位外事工作分管领导及外事联络员参会。会议由国际交流与合作处处长马茂祥主持。
为全面推进学校外事工作信息化建设，通过技术赋能管理创新，国际交流与合作处联合信息化工作办公室研发建成外事管理系统。系统全面覆盖教职工因公出国（境）审批、学生出国（境）管理、外籍专家聘请、国际会议申办、涉外公务接待、孔子学院事务等六大核心业务，与山东省委外办审批系统实现数据对接，有效推动了学校国际化治理能力的现代化升级。
信息化工作办公室主任苑兆忠围绕数字化赋能外事治理发言。他指出，外事管理系统上线是学校国际交流业务数字化的关键一步，推动业务全流程从线下迁移至线上，既能实现外事数据的系统性沉淀与积累，也为下一步智能化升级筑牢了数据根基。他强调，要主动培育数字化思维，积极拥抱人工智能浪潮，顺应从信息时代、数字时代向数智时代跨越的发展大势。他表示，要提前谋划系统迭代方向，持续推动外事业务向智能化发展，充分发挥数字化、智能化对外事工作的提质增效作用。
培训环节中，技术开发团队对系统整体架构、业务申报操作、审批流转逻辑等核心功能进行了全流程演示讲解，梳理了常见操作问题的排查路径。国际交流与合作处各科室负责人分模块解读了线上业务办理的政策依据、材料规范与审核要点，明确了各环节工作标准。现场设置答疑交流环节，确保参训人员学懂弄通。
会议最后，马茂祥代表学校党委副书记张茂聪就系统上线运行提出工作要求。一是提高思想站位，深刻认识外事管理信息化建设的重要意义，把系统应用作为提升外事治理水平的重要抓手；二是抓实学习落地，各单位分管领导统筹部署、外事联络员发挥骨干作用，做好单位内部传达，保障新旧办理模式平稳过渡；三是强化协同联动，各部门各单位各司其职、密切配合，共同保障系统高效顺畅运行。
本次培训会标志着学校外事管理系统正式启动上线运行。下一步，国际交流与合作处将持续做好系统运维保障与功能优化，以数字化转型推动全校外事管理提质增效，为学校国际化办学高质量发展提供有力支撑。
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